TUGAS ERP ke 4

TUGAS ERP ke- 4

“Job Description”

PT. KITA

            PT.Kita adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan / pengadaan komputer. Saat ini PT.KITA sedang berupaya untuk mengembangkan usahanya dalam skala nasional yang selanjutnya menargetkan untuk skala internasional, Untuk menjadi perusahaaan yang besar, PT.KITA disukung / disupport oleh beberapa Departement, diantaranya :

1.      Human Resource

2.      Purchasing

3.      Financa & Accounting

4.      Marketing

5.      IT

Berikut adalah struktur organisasi di PT. KITA :

DEPARTEMENT PURCHASING

            Departement Purchasing adalah bagian yang menangani proses pembelian barang agar tersedianya barang sesuai dengan permintaan kebutuhan setiap departemen, agar operasional perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi Departement Purcahasing :

NAMA	JABATAN
NATANAEL GUNAWAN SUCIPTO	Manager
IBNU RACHMA PRIADI	Inventory Section Head
SYAFRULIAN	Vendor Management Section Head
FIRMAN HIDAYAT	Administration Suport
MEUTIA RANI FAIQOH	Receiving Line Head
ENGALOBERTH	Warehouse Section Head
KOKO HADI ASPUTRO	Material Move Line Head
MUHAMMAD AFIT NURDIN	Buyer Sectoin Head

Tugas  dan tanggung jawab Warehouse Section Head:

1. Mengontrol persediaan barang dalam Gudang baik harian bulanan dan tahunan .
2. Menerima dan menngeluarkan barang (loading barang).
3. Mengatur penataan barang dalam gudang.
4. Melakukan control atas barang yang masuk ke gudang dan yang di simpan digudang.
5. Membuat laporan bulanan.
6. Melakukan penerimaan barang dan meneliti apakah barang yang sesuai dengan faktur pembelian dan surat pesanan.
7. Mengecek kesesuai antara surat pesanan (SP) pembelian dengan faturnya.
8. Membuat Bukti Barang Masuk.

PPROSES BISNIS PURCHASE

a

   

Proses bisnis utk purchase adalah sebagai berikut :

1. Purchase Order – Draft
Pada proses ini staf purchasing akan memasukkan informasi purchase order.

2. Purchase Order – Execute
Kepala bagian pembelian akan mengesahkan purchase order.

3. Cetak Purchase Order
Staf administrasi pembelian aka mencetak purchase order dan memfax ke vendor.

4. Down Payment – Draft
Seorang staf bagian keuangan / finance akan melakukan input down payment yang akan dilakukan.

5. Transfer
Bagian kasir akan melakukan pembayaran.

6. Down Payment – Execute
Setalah dilakukan pembayaran maka down payment tadi disahkan oleh kepala kasir. Pada transaksi ini akan mengupdate advance purchase (debit) dank as (kredit).

7. Receive Order – Draft
Bagian gudang kemudaian menerima barang dan memasukkan datanya ke dalam aplikasi. Bagian gudang harus mencokkan barang yang diterimadengan purchase order.

8. Receive order – Execute
Kepala gudang akan mengesahkan receive order yang telah dibuat. Pada proses ini kuantitas barang akan bertambahm price_unit juga terupdate.

9. Menerima Invoice dari vendor
Bagian finace kemudian menerima invoice dari vendor, mencocokkan dengan purchase order dan receive order.
Jika sudah sesuai kemudian memasukkanya ke dalam aplikasi.

10. Pengesahan invoice dari vendor
Invoice tersebut kemudian disahkan.
Pada tahap ini akan mengupdate akun inventory (debit) dan acoout payable (Credit).

11. Batch Payment – Draft
Bagian finance akan memilih invoice mana yang akan dibayar kemudian memasukkanya ke dalam batch payment.

12. Transfer
Bagian kasir kemudian melakukan pembayaran.

13. Batch Payment – execute
Kepala kasir kemudian mengesahkan batch payment.
Pada proses ini akan mengupdate akun acoount payable (debit) dan kaas (kredit).

PURCHASE REQUISITION

User Request    :

Tanggal                 :

Section                 :

No	Item	Qty	Remark

Request by                                                                                                         Approved by

(......................)                                                                                               (.....................)

PURCHASE ORDER

To                                       :

Attention                             :

For The Month of               :

Firm Order Date                 :

Supplier Fax       No.          :

No.	Nama Barang	Qty	Schedule Delivery	Forecast			Remark
				N+1	N+2	N+3

Please reply your supply confirmation by fax

Messrs.

Phone   :

Fax       :
   

SUPPLIER	PT.
CONFIRM	Purchasing Dept
	Approved by	Checked by	Prepared by

Untuk lebih jelasnya bisa di download link di bawah ini :   

WORD

PDF

 BIZAGI

JPEG